Професия “Офис секретар”
Специалност “Административно обслужване”
Професионално направление: “Секретарски и административни офис дейности”
Специалността подготвя високо квалифицирани офис секретари, изпълняващи технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица.
Пълният курс на обучението дава възможност за придобиване на втора степен на професионална квалификация по професията и специалността.
Придобилите втора степен на професионална квалификация по професията „Офис секретар" могат да постъпват на работа на длъжности: Секретари с общи функции, Персонал по кодиране и редактиране на документи, Административни и изпълнителни секретари, Приложни специалисти в държавната администрация, н.д., както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.
Kурса на обучение по специалността се провежда в две форми: редовна форма на обучение, с общ хорариум 724 учебни часа и задочна форма на обучение с общ хорариум 420 учебни часа.
Лицата, придобили професионална квалификация по професията „Офис секретар", имат възможности за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от Академия Гранд Гурме, от професионални гимназии, от други центрове за професионално обучение, браншови или професионални организации и др. Освен това, могат да се обучават за придобиване на квалификация по професията „Офис мениджър" с трета степен на професионална квалификация, както и по други професии от област на образование „Стопанско управление и администрация", като обучението по общата задължителна професионална подготовка, единна за всички професионални направления, и отрасловата задължителна професионална подготовка по професионално направление „Секретарски и административни офис дейности" се зачита.
Офис секретарят извършва трудовата си дейност в предприятия от различни отрасли на стопанството, държавната администрация и финансовите институции, като познава и спазва всички законови, подзаконови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност. Той изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Получава постъпващата кореспонденция, систематизира я в съответствие с установения ред и я предава за разглеждане от ръководителя или конкретните изпълнители. При изпълнение на служебните задачи офис секретарят приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред. Осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. След приключване на срещата систематизира информацията и я оформя по подходящ начин за ползване от ръководителя или друг персонал от предприятието. Преди провеждане на работни срещи, заседания и др. организира отпечатването и размножаването на различни материали.
Oрганизира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията и осигурява снабдяването с необходимите канцеларски и офис материали. Подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичния или дневния план-график на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.
Офис секретарят съставя, оформя, сортира, подрежда бизнес кореспонденцията и личните дела по установената номенклатура на документите и осигурява тяхното съхраняване, архивиране или предаване в деловодството. Приема, регистрира и предава след резолюция от ръководителя входящите документи по съответните направления. Изпраща приключената документация по адреси. Води отчетност, като поддържа картотека или база данни с подходящ програмен продукт за получената и изпратената кореспонденция. При приключване на работния ден подробно обобщава резултатите от извършената през деня работа и подготвя работното място за следващия ден.
Отговаря за ефективното, правилното и без щети използване на имуществото, за недопускане на разхищения и злоупотреби при използването на различни материали и консумативи, за качеството на организацията по техническото обслужване на работни срещи и съвещания.
Той носи отговорност за нанесени вреди, причинени от несвоевременно предадена информация, както и за допуснати грешки при съставяне, обработване, получаване и предаване на бизнес кореспонденцията. Опазва фирмените тайни и поверителната информация и носи отговорност, ако ги разпространява или използва за лични облаги.
Завършилият, обучението по професията и специалността, офис секретар притежава умения за работа в екип и умения за работа с клиенти. Умее да проявява инициативност, прецизност, коректност, отговорност и деликатност, както и да спазва етичните норми на поведение.
По време на курса на обучение по професията, курсистите придобиват комуникативни способности, организираност, лоялност и уменията да не бъдат конфликтни личности.
Обучението се провежда в специализирана учебна база на Академия Гранд Гурме, оборудвана с необходимото офис обзавеждане и офис техника. На разположение на курсистите са и необходимите количества образци от първични счетоводни документи и отчетни форми, които се използват в стопанската практика.
Отделните курсове по дисциплини от професията се водят от високо квалифицирани преподаватели по специалност от област на висше образование „Социални, стопански и правни науки", професионални направления „Икономика", „Администрация и управление" и „Обществени комуникации и информационни науки".
Придобилият втора СПК по професията и специалността, по свое желание може да получи Европейско приложение към Свидетелството за професионална квалификация.