Професия “Офис мениджър”
Специалност “Бизнес администрация”
Професионално направление: “Секретарски и административни офис дейности”
Специалността подготвя високо квалифицирани професионални кадри за организация и управление на дейностите на отделните структурни звена в предприятието, формиращи предприемаческо поведение, притежаващи наблюдателност, прецизност и отговорност, както и умения да убеждават, да вземат бързи и адекватни решения, да не създават конфликти и други.
Завършилите специалността могат да заемат длъжности: Приложни специалисти в държавната администрация, Административни и изпълнителни секретари, Секретари с общи функции, Офис-мениджъри в малко и средно предприятие, както и други длъжностивключени при актуализирането на НКПД.
Курса на обучение по специалността се провежда в две форми: редовна форма на обучение, с общ хорариум 966 учебни часа и задочна форма на обучение с общ хорариум 680 учебни часа. Пълният курс на обучението дава възможност за придобиване на трета степен на професионална квалификация по професията и специалността.
След придобиване на трета степен на професионална квалификация по професията и специалността обучаваният може да повиши квалификацията си във висши училища.
Офис мениджърът извършва трудовата си дейност в предприятие или организация във всички сфери на стопанството, като спазва всички законови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.
Офис мениджърът обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на звената в предприятието или офиса. Той координира бизнес кореспонденцията на ръководителя и организацията (писма, факсове, електронна поща и други документи), като спазва приетите стандарти. Организира работни срещи с клиенти, представители на технически служби, държавна администрация, контролни органи и други лица във връзка с дейността на предприятието, като спазва деловия тон на общуване.
Офис мениджърът участва в набирането на информация от страната и чужбина за областта, в която работи фирмата, и запознава с нея другите служители по предварително зададени указания.
Подпомага дейностите по провеждане на рекламни кампании, панаири, изложения и др., свързани с представянето на предприятието.
Организира командировки, семинари, посещения на предприятия на представители на предприятието и гости от страната и чужбина. Следи за техническата изправност на офис оборудването, организира и контролира аварийните ремонти и изготвя график за планови ремонти. Той координира дейностите по осигуряване на канцеларски и други материали за звената в предприятието, както и дейностите, свързани с подбора и назначаването на персонал в администрацията и други звена на предприятието. Определя потребностите от обучение, квалификация и преквалификация на персонала и организира това обучение. Наблюдава работата на работниците и служителите и прави предложения за наказания и награди.
След завършване на обучението по професията и специалността, курсистите имат знанията, уменията и компетенциите да:
- организират и провеждат бизнес срещи и работни мероприятия, като спазват определените изисквания и правила;
- водят календарен план-график на мероприятията;
- водят писмена бизнес кореспонденция;
- водят картотеки и да архивират документация на хартиен и магнитен носител със специализиран програмен продукт;
- прилагат правилата на протокола при посрещане и изпращане на гости и посетители и клиенти;
- организират семинари, обучения и други фирмени прояви;
- подготвят и уреждат пътувания във и извън страната;
- контролират техническата изправност на офис оборудването и наличието на консумативи за представителни и канцеларски цели;
- изготвят справки, отчети и други документи, свързани с изпълняваните дейности;
- създават работни приоритети;
- разпределят работата към помощния офис персонал и други.